En blogs anteriores hemos venido manejando herramientas que nos permiten establecer, con el fin de orientar la elaboración del presupuesto, algunos de los indicadores más importantes para ello, tales cuales son el cubierto promedio y la demanda derivada; sin embargo aún no hemos abordado el tema de cómo proyectar el número de unidades a vender, que para el caso serán el número de servicios o cubiertos que se espera atender. Pues bien, de eso nos ocuparemos en esta ocasión.
A diferencia de los precios, para cuya determinación generalmente tomamos el último año y establecemos un porcentaje de incremento para el periodo siguiente o utilizamos el método del incremento promedio ya publicado anteriormente, en términos de cantidades debemos establecer una tendencia que nos permita proyectar el número de servicios (cubiertos) para los periodos futuros.
Existen varios métodos pero el más comunmente utilizado es el de tendencia lineal; éste presupone que en una gráfica de dispersión al marcar los resultados de una serie, ellos de alguna manera están agrupados de manera tal que se distribuyen muy cerca de una recta que mostraría la tendencia.
La gráfica y su correspondiente tabla de datos nos muestran cual ha sido el comportamiento de las ventas en término de número de unidades durante una serie de 6 años; los puntos de la línea azul constituyen la gráfica de dispersión, en tanto que la línea negra nos señala la tendencia.
Poniéndolo en un lenguaje sencillo, la sumatoria de las desviaciones de la línea de dispersión con respecto a la de tendencia, debe tender a ser cero; en este ejemplo se consideran positivas las que se ubican por encima y negativas las que están por debajo de la línea de tendencia. Adicionalmente y como se observa en la gráfica, la tendencia es creciente pero en otras series de datos podría ser lo contrario, decreciente.
Ahora bien, las cuestiones a resolver son: cómo establecer la ecuación de la recta que constituye la línea de tendencia y de que manera estimar a partir de ella, los valores futuros de la variable dependiente, para el ejemplo el número de unidades a vender en los años subsiguientes.
Excel resuelve el asunto inmediatamente pero no sobra conocer algo más acerca del cómo se llega al estimativo.
Recordemos que la ecuación de una recta es y = a + b x, donde x representa el periodo (variable independiente) e y representa el número de unidades vendidas en dicho periodo (variable dependiente).
Las fórmulas que nos conducen a establecer los valores para a y b a partir de los datos de la serie, son las siguientes:
estas fórmulas de alguna manera nos indican que es necesario ordenar los datos, lo cual se hace de la siguiente manera para obtener las sumatorias o totales:
orden que nos conduce a establecer los valores así:
de donde se entiende que la ecuación será : Y = 2520,67 + 34,57 X
entonces, si lo que se pretende es proyectar el número de unidades que se espera vender en el periodo 7o., reemplazamos X por dicho valor y nos queda que Y=2520,67+34,57(7)=2762,66
La cuestión adicional es que si existen herramientas (funciones) estadísticas en Excel, ¿para qué incurrir en la elaboración de toda la tabla anterior...?
Veamos cómo se hace utilizando la hoja de cálculo.......
Lo primero que se debe hacer es establecer un rango con los datos históricos, cual se presenta en la siguiente imagen
A continuación se ubica el cursor al final del rango y se inserta la función TENDENCIA que hace parte del grupo de funciones estadísticas
Al puntear el comando de aceptar, aparece el cuadro de argumentos de la función, en el que se debe introducir primeramente el rango que corresponde a los datos históricos, en este caso los que van desde la celda B3 hasta la celda B8 y que corresponden al argumento conocido Y
Seguidamente y dado que lo que se pretende establecer es cual será el valor de Y en el siguiente periodo cuando X sea igual a 7, se inserta dicho valor en el argumento Nueva matriz X y se procede a puntear el comando Aceptar.
Una vez hecho lo anterior, Excel calcula el valor respectivo, que coincide con el determinado mediante la utilización de las fórmulas con que se estableció la ecuación de la recta que representa la tendencia
El otro asunto a atender es que se deben realizar cálculos por ambientes y funciones, lo que presupone que existan estadísticas para cada uno de los puntos de servicio (cafetería, restaurante, room service,...) en lo correspondiente a desayunos, almuerzos,....... lo anterior en razón de que el compotrtamiento de la demanda es diferente en cada situación e igual sucede con el cubierto promedio respectivo.
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